ظهور مستمر کسب وکارهای کوچک و نوپا در حوزه های مختلف و مزیت به کارگیری ابزارهای دیجیتال، استفاده از اپلیکیشن های مرتبط با حوزه کسب و کار و مدیریت را نه به عنوان یک مزیت رقابتی بلکه به عنوان یک الزام رقابتی تبدیل نموده است. باتوجه به اهمیت کاربردی اپلیکیشن ها در روند اجرای پروژه ها در ادامه به معرفی و بررسی چند نمونه نرم افزار مدیریت پروژه رایگان که جزو پرکاربردترین ها در سال 2024 هستند، می پردازیم.

نرم افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) شامل مجموعه ای از نرم افزارها می باشد که برای برنامه ریزی پروژه ها، پیشبرد فرآیندها، تعیین مسئولیت های پرسنل برای هر بخش از پروژه و… به کار می رود.

نرم افزارهای مدیریت پروژه یا همان برنامه های Project Management به صورت مخفف PM قابلیت مدیریت بخش های مختلف یک یا چند پروژه را برای تمامی کسب وکارها فراهم می سازند.

به چه سوالاتی قبل از استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه باید پاسخ دهیم؟

نرم افزارهای مدیریت پروژه به طور قطع جزو ابزاری محسوب می شوند که، صرف نظر از ارزش سازمانی شناخته شده خود، می توانند کسب و کار شما را به طور حرفه ای ارتقا دهند.

آیا خرید سیستم مدیریت پروژه شناخته شده و مشهور برای یک شرکت کوچک یا متوسط سرمایه گذاری منطقی محسوب می شود؟

خرید نرم افزارهای مدیریت پروژه شناخته شده برای کسب وکارهای کوچک و متوسط در مراحل اولیه کار توصیه نمیشود، بلکه پیشنهاد میشود ابتدا با نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان آشنا شوند و بعد از استفاده کاربردی از آنها و با افزایش تعداد پروژه ها، سرمایه گذاری لازم را برای خرید سیستم های مدیریت پروژه حرفه ای در نظر بگیرند.

سرمایه گذاری برای خرید نرم افزارهای مدیریت پروژه گامی هوشمندانه برای شرکت های کوچک محسوب میشود زیرا به کارگیری این نرم افزارها برای استارتاپ ها در حقیقت منجر به کاهش اشتباهات، مشکلات مرتبط با اجرای پروژه ها و هزینه های سازمان می شود.

آیا نرم افزار مدیریت پروژه رایگان می تواند فعالیت های گسترده را مدیریت کنند؟

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه رایگان و تجزیه و تحلیل آنها به این نتیجه رسیدیم که برخی از این نرم افزارها در راستای مدیریت و اجرایی شدن پروژه ها در سطوح مختلف، به کسب و کارهای کوچک و بزرگ امکانات رایگان مناسبی ارائه میدهند.

برنامه های PM رایگان، دیگر به صورت آن صفحات اکسلی که در ذهن داشته و داریم، نیستند. بلکه، کاملا متحول شده و به سیستم های آنلاین قدرتمند تبدیل شده اند که پیشرفت آنها به آسانی برای همه قابل فهم و رویت است.

استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای کسب و کارها چه مزیتی دارد؟

نرم افزارهای مدیریت پروژه در هر سازمان و شرکتی در کنار سایر برنامه ها مانند نرم افزارهای حسابداری، نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری CRM، اتوماسیون بازاریابی و… برای کسب وکارها ضروری و پراهمیت هستند.

مدیران کسب و کارها با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه رایگان یا پولی میتوانند وظایف اعضای تیم را برای اجرایی نمودن پروژه های مدیریت کنند، میزان کارایی اعضا را در پیشبرد پروژه ها افزایش دهند، گزارش های تحلیلی دقیق از روند اجرای پروژه داشته باشند، در تخصیص بودجه و منابع برای پروژه ها و کارهای سازمان به درستی تصمیم گیری کنند و…

قبل از آنکه راجع به نرم افزار مدیریت پروژه و انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه صحبت کنم، لازم می‌دونم که کمی “مفهوم مدیریت پروژه” را براتون توضیح بدم.
مدیریت یک پروژه به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و روش‌هایی گفته می‌شه که برای برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و کنترل یک پروژه استفاده می‌شه. هدف اصلی مدیریت پروژه، بهبود عملکرد پروژه در مورد زمانبندی، بودجه، منابع و کیفیت است.

مدیریت پروژه شامل فرآیندهایی مانند تعیین اهداف و محدودیت‌های پروژه، تخصیص منابع، برنامه‌ریزی زمانی، مدیریت ریسک، ارتباطات و هماهنگی تیم، مانیتورینگ پیشرفت پروژه و گزارش‌دهی هست. مدیر پروژه مسئولیت کلیه این فعالیت‌ها رو بر عهده داره و با استفاده از انواع ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه، به دستیابی به هدف پروژه کمک می‌کنه.

در زیر تعدادی از این ابزارها و تکنیک‌ها را براتون لیست کردم:

• نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Microsoft Project، Asana، Trello، Jira و Basecamp.
• نمودارهای گانت برای نمایش زمانبندی وابستگی فعالیت‌ها.
• تکنیک شکستن کار برای تقسیم پروژه به بخش‌های کوچکتر و مدیریت آنها.
• تکنیک شبکه برنامه‌ریزی (CPM) و تکنیک مسیر بحرانی (Critical Path Method) برای تعیین مسیر بحرانی پروژه.
• مدیریت ریسک با استفاده از نمودار جریان ریسک و استراتژی‌های مدیریت ریسک.
• مدیریت منابع با استفاده از نمودارهای منابع و جداول منابع.
• ارتباطات و هماهنگی با استفاده از نرم‌افزارهای مشارکتی، ایمیل، جلسات تیمی و سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM).

نرم افزارهای مدیریت پروژه متنوعی در بازار وجود داره و که هر کدوم ویژگی‌ها و قابلیت‌های خاص خود رو داره. برخی از نرم افزارهای معروف مدیریت پروژه:

1. Microsoft Project: یکی از قدرتمندترین و محبوب‌ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه. که قابلیت‌های گسترده‌ای از جمله برنامه‌ریزی پروژه، زمانبندی پروژه، مدیریت منابع، ردیابی و پیشرفت پروژه، گزارش‌گیری، همکاری و اشتراک‌گذاری، مدیریت بودجه، اتصال به سایر ابزارها رو داره. مایکروسافت، گوگل، فیلیپس، کوکاکولا و فورد، همگی از مایکروسافت پروژه برای مدیریت پروژه‌های خودشون استفاده می‌کنن.
2. JIRA: جیرا، نرم افزار اصلی برای مدیریت پروژه‌های توسعه نرم افزاره و قابلیت‌هایی از جمله تخصیص وظایف، پیگیری پیشرفت و مدیریت تیکت‌ها رو داره. جیرا (Jira) توسط بسیاری از شرکت‌های بزرگ و معروف در سراسر جهان برای مدیریت پروژه استفاده شده: اپل، اوبر، سونی، اسپاتیفای، آمازون، اینتل، هیولت پکارد.
3. Asana: یک نرم افزار مدیریت پروژه رایگان و قابل استفاده آنلاینه؛ که تیم‌ها را در برنامه‌ریزی و مشارکت در پروژه‌ها کمک می‌کنه. پینترست، تد، سونی، داراپ باکس، ناسا و نیویورک تایمز سازمانهای شناخته شده‌ای هستن که از نرم افزار مدیریت پروژه شرکت Asana استفاده می‌کنن.
4. Trello: یک نرم افزار مدیریت پروژه کارتیه، که به تیم‌ها امکان می‌ده وظایف خودشونو بصورت تخته‌های کاری ساده و قابل جابجایی مدیریت کنن.
5. Basecamp: یک نرم افزار مدیریت پروژه و همکاری گروهیه، که ارتباطات، وهمکاری و مدیریت پروژه را در یک محیط یکپارچه فراهم می‌کنه.
6. Monday: این نرم افزار یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت پروژه ست که قابلیت‌هایی مانند زمان‌بندی، تخصیص وظایف، پیشرفت پروژه، ارتباط با تیم و گزارش‌دهی رو فراهم کرده. Monday.com از رابط کاربری کاربرپسندی برخورداره و به راحتی قابل سفارشی‌سازی هست.

نکته مهم: توجه داشته باشین که هر نرم افزار مدیریت پروژه دارای ویژگی‌ها، مزایا و محدودیت‌های خاص خود هست. انتخاب نرم افزار مناسب بستگی به نیازها، اندازه و مشخصات پروژه شما داره. قبل از انتخاب نرم افزار، بهتره نیازها و الزامات خاص پروژه خودتون رو مورد بررسی قرار داده و نرم افزاری انتخاب کنید که با اونها سازگاری داشته باشه.

• نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به سازمان‌دهی و مدیریت بهتر پروژه‌ها کمک می‌کنن. پروژه‌ها رو به زیرپروژه‌ها و وظایف فرعی تقسیم بندی کرده و سپس وظایف رو به اعضای تیم، با زمانبندی‌ و مهلت‌ مقرر اختصاص میدن.
• استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه موجب هماهنگی تیمی می‌شه. چون اعضای تیم، به‌روزرسانی‌ها، پیشرفت‌ها و تغییرات پروژه رو با همدیگه به اشتراک می‌ذارن.
• می‌تونید پیشرفت پروژه رو به صورت دقیق و دوره‌ای ردیابی کنین.
• یک نرم افزار خوب و مناسب، امکان گزارش‌دهی جامع برای شما فراهم می‌کنه. گزارش‌ها می‌تونن درباره پیشرفت پروژه، منابع مورد استفاده، زمانبندی و هزینه‌ها باشن.