استفاده از اتوماسیون اداری یک سرمایه گذاری است که در حوزه های مختلف بازگشت سرمایه دارد. این سرمایه گذاری بسیار پر بازده بوده و انجام آن موجب کاهش هزینه های سازمانی در ابعاد مختلف می شود .

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان نمادی برای نمایش سازمانی موفق، پیشرو و کارآمد پرکاربرد است و برای افزایش اعتماد، رضایت ارباب رجوع و پرسنل، اصلاح فرهنگ کار و افزایش بهره‌ وری بسیار مفید می باشد.

سازمانها و نهادهای دولتی بدلیل نامه نگاری های بسیار و کاغذبازی های متعدد همواره یکی از پرمصرف ترین حوزه های مصرف کاغذ بشمار میروند. اما دولت طی سالهای اخیر با طرح دولت الکترونیک راهی برای نجات درختان پیدا کرده است. خودکارسازی گردش مکاتبات در سازمانها ، از تبدیل حجم عظیمی از کاغذ به زباله جلوگیری کرده است. اتوماسیون اداری یکی از پرکاربردترین سیستم های اطلاعاتی در سازمانهای دولتی ایران است که بوروکراسی اداری را بسیار کاهش داده است.

افزایش خدمات الکترونیکی در سازمانهای دولتی علاوه بر کاهش استفاده از کاغذ و حفظ محیط زیست موجب افزایش رضایت ارباب رجوع ، سهولت در انجام امور اداری ، افزایش راندمان کاری و صرفه‌جویی در زمان میشود.

استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری ، سیستم های مدیریت مالی و … صرفه جویی چشمگیری در هزینه های سازمان را در پی خواهد داشت .

به طور مثال فرض کنید یک سازمان تنها ۲۰ کاربر فعال دارد و هر کاربر به طور متوسط روزانه ۴ نامه ایجاد می نماید. با در نظر گرفتن ۵ روز کاری به ازای هر هفته، در حدود ۲۰۰۰۰ فرم الکترونیکی به صورت سالیانه در این سازمان تولید خواهد شد.

فرض کنیم نرم‌افزار های اتوماسیون و مدیریت مالی و حضور و غیاب و …  در سازمان فوق وجود نداشته باشد و کاربر به ازای هر یک از این نامه ها و اقدامات تنها یک برگ کاغذ چاپ و حدودا ۳ دقیقه از وقت کاری خود را برای تکمیل هر یک از آن ها صرف نماید. با در نظر گرفتن حداقل هزینه خرید و چاپ هر برگ کاغذ و کمترین میزان حقوق و دستمزد یک نیروی انسانی  ،سازمان در یک سال حداقل میزان یک میلیارد و پانصد میلیون ریال در هزینه های خود صرفه جویی خواهد نمود و بدون شک در سال های آینده با استمرار استفاده از سیستم های مذکور میزان این صرفه جویی افزایش خواهد داشت.