تعداد و رشد شرکت‌های نرم‌افزاری در کشور و تعدد نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری که برآمده از تحلیل‌ها و تکنیک‌های متفاوت برنامه‌نویسی است، کار سازمان‌ها و شرکت‌ها را برای بررسی و انتخاب یک اتوماسیون اداری کارآمد بسیار سخت کرده است. قابلیت‌ها و امکانات بسیار و البته تبلیغات و بازاریابی‌های گسترده بر روی محصولات نرم‌افزاری، دشواری این انتخاب را دوچندان کرده است. در زیر با خصوصیات کلی و مهمی از اتوماسیون‌های اداری که وجود یا عدم وجودشان تفاوت‌های اصلی در کیفیت و انتخاب آن‌ها رقم خواهد زد، آشنا خواهیم شد. نکاتی که شاید با مفاهیم کلی آن در حوزه نرم‌افزار، آشنا باشیم ولی از تعاریف آن‌ها مختص اتوماسیون‌های اداری، آن‌هم با این جزییات، جای صحبت به میان نیامده باشد. مطالعه دقیق این سرفصل می‌تواند کارشناسان، مسئولین و متصدیان را در انتخاب هر چه بهتر و دقیق‌تر نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای مجموعه خود یاری نماید. در این بخش سعی بر آن شده است که خصوصیات کلی و معیارهای اصلی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری پیشرفته و کارآمد مورد بررسی قرار گرفته و در فصول بعدی به امکانات و جزییات پرداخته شود. ازاین‌رو در ادامه به مهم‌ترین و اساسی‌ترین شاخصه‌های شناخت و انتخاب نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری پیشرفته و کارآمد اشاره خواهد شد.

اتوماسیون اداری را زمانی کاربرپسند خطاب می‌کنند که در عین پوشش نیازهای اصلی سازمان، ظاهری ساده و قابل فهم برای تمام کاربران داشته باشد و کاربر با سهولت و با کمترین اتلاف وقت بتواند به مقصودش در نرم‌افزار برسد. این در حالی است که این سادگی نباید موجب این شود که از ایجاد و تولید امکانات و قابلیت‌های بنیادی چشم‌پوشی شود.
برخلاف اکثر نرم‌افزارهای سازمانی، اتوماسیون اداری نرم‌افزاری است که به‌صورت گسترده و در تمام لایه‌های چارت سازمانی پیاده‌سازی می‌شود و تقریباً تمام کارکنان با سطح دانش، سن و تخصص‌های متفاوت در آن نقش خواهند داشت و اهمیت موضوع کاربرپسند بودن یک نرم‌افزار را در اتوماسیون‌های اداری دوچندان خواهد کرد. در زیر به‌صورت خلاصه معیارهای کاربرپسند بودن نرم‌افزار اتوماسیون اداری مورد بررسی قرار گرفته است و می‌توان با بررسی هر یک از این سؤالات و موضوعات، آن را از دیدگاه کاربرپسند بودن ارزیابی کرد.

یک اتوماسیون اداری باید بتواند طیف مختلف کاربران با سطح متفاوت از دانش کامپیوتر، سنین و تخصص مختلف و جایگاه سازمانی را پوشش دهد و حتی برای کسانی که در سطح بسیار بالایی از دانش کامپیوتر نیستند یا حتی از سن زیادی در سازمان برخوردار هستند قابل استفاده و فهم باشد.

در کنار قابلیت کلیدهای میانبر، در اتوماسیون‌های اداری پیشرفته برای آسان‌سازی و سهولت کار کاربر امکاناتی وجود دارد که کاربران بتوانند عملیات تکراری که نیاز به بررسی هر باره ندارد را به صورت خودکار در آورد. با یک مثال ساده این شاخص را می‌توان بهتر توضیح داد. مدیر اداری یک سازمان را در نظر بگیرید که تعداد زیادی از فرم‌های مرخصی الکترونیک به کارتابلش ارجاع شده و نیاز است که بعد از تأیید و کنترل شرایط آن فرم‌ها را برای کارشناس زیرمجموعه خود ارسال کند تا عملیات اصلی فرم‌ها انجام شود. درواقع روزانه زمان ارزشمند یک مدیر ارشد سازمانی برای ارجاع فرم‌ها تلف خواهد شد. این در حالی است که اگر اتوماسیون اداری مورداستفاده امکان خودکار سازی ارجاع را داشته باشد، مدیر سازمانی می‌تواند با تعیین کردن شروط خاصی این عملیات را بدون بررسی و کنترل مورد به مورد به‌صورت خودکار انجام داده، کار با اتوماسیون را برای خود آسان‌سازی کند و نهایتاً اتوماسیون اداری جاری را یک اتوماسیون کاربرپسند بشناسد.

یک اتوماسیون اداری کارآمد باید توانمندی آن را داشته باشد که در صورت رشد و توسعه سیستم حجم بالایی از اطلاعات را بدون خلل در عملکرد اصلی و سرعت سیستم پوشش دهد. با اشاره به این موضوع که نسل جدید اتوماسیون‌های اداری تنها قرار نیست در محدودی دبیرخانه و نامه‌ها به کار خود در سازمان ادامه دهند و قطعاً به‌مرورزمان توسعه پیدا خواهند کرد، بسیار پراهمیت است که در طراحی و معماری نرم‌افزار حتماً رشد و توسعه اطلاعات و مدیریت آن دیده و اجرا شود.