پروژه‌های تحول دیجیتال برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار حیاتی هستند، اما با گزینه‌های موجود در بازار، تشخیص اینکه چه ابزاری برای نیازهای شما مناسب است دشوار است.

به عنوان مثال بهره‌وری کسب و کار را در نظر بگیرید. ممکن است برای انتخاب بین مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و نرم افزار مدیریت منابع سازمانی (ERP) مشکل داشته باشید.

در این مقاله، ما قصد داریم تفاوت‌های بین این دو راه‌حل را برای کمک به شما در تصمیم‌گیری درست بیان کنیم.

مدیریت فرآیند کسب و کار یک راه حل نرم افزاری است که مدیریت فرآیندهای شرکت شما را بهبود می‌بخشد. هدف این ابزار بهبود عملکرد شرکت با تسهیل هماهنگی بهتر بین جریان‌های کاربر، ماشین‌ها و سیستم‌ها است.

سپس به تجزیه و تحلیل مبادلات، وظایف، زمان اجرا و اعتبار سنجی می‌پردازد. استفاده از BPM مزایای زیادی برای شرکت ها دارد. به لطف این راه حل، بهبود ارتباطات در طی فرآیندهای مختلف و کاهش خطاهای انسانی در حین اجرای وظایف امکان پذیر است. BPM همچنین برای خودکارسازی کارهای تکراری و افزایش سرعت اجرای آنها پیاده سازی شده است.

کسب اطلاعات بیشتر: نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) چیست؟

• اگرچه به نظر می رسد راه حل های BPM و ERP هدف یکسانی دارند، اما تفاوت های زیادی با هم دارند مانند سیستم اطلاعات و عملکرد آنها.

در مورد سیستم اطلاعاتی، باید بدانید که یک ابزار ERP داده های یک شرکت را به منظور تشکیل یک پایگاه داده واحد متمرکز می کند و باعث دسترسی آسانتر به داده‌ها می‌شود. به نوبه خود، BPM به جریان های داده تولید شده توسط هر فرایند تجاری شرکت می‌پردازد. بنابراین، نقش BPM استانداردسازی داده ها مانند ERP نیست، بلکه تسهیل انتقال آن در یک سازمان است.

توجه داشته باشید که یک ERP تمام فرآیندهای تجاری یک شرکت را در نظر می‌گیرد. یک ERP اطمینان حاصل می کند که داده های مربوطه را در جایی که مورد نیاز است یکپارچه کند تا همه بخش‌های شرکت بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. هدف یک ERP ساده کردن جریان اطلاعات بین تمام سیستم هایی است که در خود جای داده است. در مورد BPM، با نظارت بر نحوه گسترش هر فرآیند به صورت گام به گام، بیشتر بر روی انسجام بین کاربران و تمام سیستم ها ( اعم از سیستم هایی که در ERP وجود دارد و سیستم هایی که در ERP وجود ندارد) تمرکز می‌کند.

در نتیجه، ماژول ارائه شده توسط یک ERP و یک BPM متفاوت است. یک ERP فعالیت های یک شرکت را یکپارچ می کند، در حالی که هدف BPM هماهنگ کردن فرآیندهای تجاری از طریق ساده کردن آنها و خودکار کردن وظایف تکراری است.

یکی از نمونه‌های روشی که نرم‌افزار BPM می‌تواند در کنار ERP کار کند، فرآیند صورت‌حساب فروشنده است. اگر شرکتی از نرم‌افزار BPM استفاده می‌کند، می‌تواند درگاهی برای ارسال فاکتور در اختیار فروشنده قرار دهد و اطمینان حاصل کند که تمام داده‌های لازم در مرحله اول جمع‌آوری شده است. از آنجایی که نرم افزار BPM شرکت با ERP یکپارچه شده است، کاربران نرم افزار BPM می توانند جزئیات فروشنده را از نرم افزار ERP تأیید کنند، مانند فاکتورهای باز و شرایط پرداخت. سپس کاربران می توانند بر اساس اطلاعات فاکتور، مانند نوع کالا یا مبلغ فاکتور، فاکتور را به بخش صحیح ارسال کنند.

کارمندان باید از مقررات داخلی پیروی کنند تا اطمینان حاصل شود که همه صورتحساب‌ها درست هستند و در عین حال فرآیند را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام می‌دهند تا از تأخیر در پرداخت فروشنده جلوگیری شود. نرم افزار BPM می تواند به این امکان کمک کند.

نرم‌افزار BPM همچنین می‌تواند به بهبود سایر فرآیندهای شرکت کمک کند، مانند انتساب گروهی از کارمندان بذای یک کار به جای یک نفر و ارجاع خودکار

به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است تغییراتی در ارتقای شغلی خود ایجاد کند که نیاز به تایید یک متخصص دارد. در شرکت‌های بزرگ، ممکن است بیش از یک متخصص بتواند تغییرات را تأیید کند در این حالت نرم‌افزار BPM می تواند همه متخصصان را به صورت موازی از تأییدیه‌های معلق مطلع کند تا تأییدیه سریع‌تر انجام شود.

علاوه بر این، ارجاع خودکار می تواند مفید باشد اگر یک کار خاص بیش از حد نرمال در دست یک کارمند طول می کشد، نرم افزار BPM می تواند به پیکربندی فرآیند گردش کار کمک کند تا پس از یک دوره تعیین شده، درخواست به شخص دیگری ارسال شود. به عنوان مثال، اگر پس از پنج روز هنوز تأییدیه ای در انتظار است، نرم افزار می تواند به طور خودکار تأییدیه را به سرپرست کارمند انتقال دهد.