نرم افزار مدیریت منابع انسانی
دسترسی به سیستم محاسبه دقیق حقوق و دستمزد کارکنان، سازگاری با تغییر قوانین هرساله استخدامی و تعریف پرتال پرسنلی جامع که امکان مشاهده و رفع ابهامات محاسبات کارکرد را برای کارکنان فراهم آورد، از نیازهای اصلی واحد منابع انسانی سازمان ها است. نرم افزار مدیریت منابع انسانی به عنوان راهکار رفع نیاز سیستم منابع انسانی باید بتواند از مرحله جذب و به‌کار‌گیری تا توسعه پرسنل را به صورت یکپارچه مدیریت کند.باکمک این نرم افزار می‌توان تعریف جامعی از نظام حقوق و دستمزد، ثبت حضور و غیاب و صدور احکام پرسنلی بصورت فردی و گروهی است. همچنین امکان مشاهده نحوه محاسبات کارکرد در پرتال پرسنلی برای هر یک از کارکنان و گزارشات آماری و مقایسه ای حقوق و مزایا در نرم افزار مدیریت پرسنل فراهم شده است.
کاربردهای سیستم مدیریت منابع انسانی
نرم افزار HRM یا نرم افزار منابع انسانی یک بسته یکپارچه است که کلیه فرآیندهای جذب تا استخدام و خاتمه خدمت پرسنل را به عنوان نرم افزار مدیریت استخدام به صورت مکانیزه پوشش می دهد.
بیشتر مشتریان نرم افزار مدیریت منابع انسانی، به دنبال مدیریت همزمان چهار بخش حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، کارگزینی و پرتال کارکنان هستند. نرم افزار مدیریت منابع انسانی، علاوه بر محاسبات حقوق پرسنل، در بخش کنترل ورود و خروج نیز جامع است. همچنین کارکرد ماهیانه کارکنان را بدون کمترین خطا ثبت می‌کند. همچنین با صدور احکام پرسنلی و ارائه انواع فیش‌های حقوقی پرسنل در قسمت پرتال، پرسنل را در جریان نحوه محاسبات حقوق و سنوات خود قرار می‌دهد.
پوشش دهی کامل ساختار پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، محاسبه سنوات و پاداش خدمت، مشاهده گزارشات پرداخت حقوق از طریق پرتال کارکنان و ارزیابی عملکرد پرسنل از طریق دسترسی آنلاین و آفلاین به کنترل تردد، از دیگر ویژگی های منحصر به‌فرد نرم افزار HRM می‌باشد.
ویژگی‌های نرم افزار HRM
- قابلیت صدور احکام پرسنلی
- قابلیت صدور فیش های گروهی
- امکان تهیه دیسکت بیمه، بانک و مالیات
- دسترسی به بخش ارزیابی عملکرد کارکنان
- امکان تعریف امتیازات شغلی در بخش کارگزینی پرسنل
- انعطاف در تغییر شیفت های کاری بر اساس تقویم
- دسترسی به بخش تشویق و تنبیه کارکنان
- محاسبه و تغییر ساعات مرخصی پرسنل
- امکان اتصال به دستگاه حضور و غیاب
- صدور اتوماتیک اسناد حسابداری مربوط به واحد حقوق و دستمزد
نرم افزار منابع انسانی چیست؟
- امروزه با پیشرفت تکنولوژی و فناوری در تمامی حوزه‌ها از جمله کسب و کارها، شاهد تغییرات چشمگیری هستیم. برای مثال این تغییرات موجب شده که در چند سال اخیر، کارمندان روی به دورکاری بیاورند. به همین دلایل مدیریت استخدام و منابع انسانی دچار تحولاتی شده و استفاده از نرم افزار کارآمدی مثل نرم افزار مدیریت منابع انسانی در شرکت‌ها الزامی شده است.مدیریت منابع انسانی یا HRM (Human Resource Management) به آسانی نیست. از سویی مسئله با اهمیتی است، که باید تصمیم‌گیری‌های با دقت و مفیدی در خصوص آن گرفت. نرم افزارهای منابع انسانی می‌توانند در صورت انتخاب صحیح بستر مناسبی برای سرمایه‌گذاری در پیشرفت شرکت‌ها باشند، در این مطلب نیز قصد آشنایی بیشتر با نرم افزار مدیریت منابع انسانی را داریم.
امکانات مورد نیاز نرم افزار نیروی انسانی خوب
- امروزه استفاده از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی حتی در کسب و کارهای کوچک هم به وضوح دیده می‌شود. با این حال برخی گمان می‌کنند که نرم افزار نیروی انسانی هزینه‌های اضافی برای شرکت ایجاد می‌کند. در صورتی که سود و منفعت‌‌هایی که نرم افزار مدیریت منابع انسانی به دنبال دارد بسیار بیشتر از هزینه خرید نرم افزار منابع انسانی است.در این بخش نیز به امکانات و کاربرد نرم افزار منابع انسانی خوب اشاره می‌کنیم، که عبارتند از:
- سنجش عملکرد کلی سازمان و امور مربوط به پرسنل
- مدیریت حضور و غیاب
- جذب و استخدام افراد جویای کار
- مدیریت حقوق و دستمزد
- مدیریت آموزش کارکنان
- کنترل مزایا و پاداش
- تحلیل و گزارش‌دهی
سیستم حقوق و دستمزد در مدیریت منابع انسانی
- کنترل سیستم حقوق و دستمزد در مدیریت منابع انسانی، یکی از قابلیت‌های مهم نرم افزار hrm می‌باشد. این سیستم میزان کار کارکنان را در نظر داشته و به مدیریت هر چه بهتر پرداخت و دستمزدها با صرف کمترین زمان و هزینه می‌پردازد.نرم افزار مدیریت منابع انسانی همچنین در بخش حقوق و دستمزد، پارامترهایی مثل اضافه کاری، مرخصی، حق مسکن و… را بررسی و لحاظ می‌کند. برای مثال می‌توان قوانین مالیاتی را به نرم افزار داده تا در محاسبات خود قرار دهد. امکان چاپ چک و ایجاد فرم‌های مالیاتی مهم برای کارمندان نیز از دیگر قابلیت‌های این سیستم می‌باشند.
سیستم پاداش در مدیریت منابع انسانی
- مزایای نرم افزار منابع انسانی تنها در نظارت و مدیریت خلاصه نمی‌شوند. بلکه ایجاد فرصت رشد و یادگیری برای توسعه سازمان، از عملکردهای مهم سیستم hrm است. سیستم پاداش در مدیریت منابع انسانی نیز با در نظر گرفتن استعدادها و عملکرد کارکنان، برای آن‌ها طبق قوانین و ضوابط، مزایا و پاداش در نظر می‌گیرد و از این طریق کارکنان همواره برای رشد خود و سازمان در تلاش خواهند بود.
نرم افزار منابع انسانی برای کدام سازمان ها مناسب است؟
- بررسی‌ها و تحقیقات نشان می‌دهند، شرکت‌هایی که در تعامل با کارمندان خود هستند، عملکرد بهتر و در نتیجه بهره‌وری بیشتری نسبت به رقبای خود دارند. به طور کلی نرم افزار منابع انسانی برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ، تولیدی و غیر تولیدی مناسب است و برای پاسخگویی به تمامی نیازهای مدیران طراحی شده است.سازمان‌هایی که ویژگی‌های زیر را دارند و یا به دنبال کسب آن‌ها هستند، از این سیستم استفاده می‌کنند:
- آژانس‌های استخدامی و استعدادیابی
- کسب عادت‌های مدیریتی بهتر
- بهبود دقت در ارزیابی عملکردها
- فرایند مدیریت منابع انسانی ساده‌تر
- سازمان‌های تجاری
- استفاده از تمامی پتانسیل‌ها و استعدادهای موجود در تیم
تاثیر نرم افزار hrm بر رشد سازمان
- رابطه دو سویه‌ای بین رشد سازمان با پیشرفت کارکنان آن سازمان وجود دارد. رشد کارکنان شامل فرآیندهایی است که مهارت، دانش و در نهایت نگرش آنان را توسعه می‌دهد و از این طریق موجب بالارفتن کیفیت کاری و اثر بخشی سازمانی می‌شود.با پیاده سازی و به کارگیری برنامه hrm می‌توان متوجه تاثیر نرم افزار مدیریت منابع انسانی بر رشد سازمان شد. امکانات سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی که قبل‌تر به آن‌ها اشاره کردیم، پیامدهایی مثل افزایش رضایت و کاهش استرس شغلی و مهم‌تر از همه بهبود عملکرد را به وجود می‌آورند.
نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی
- وجود انواع نرم افزار منابع انسانی در بازار، مرحله مهم انتخاب و خرید را کمی دشوار نموده است. بنابراین باید معیارها و ویژگی‌های مهم را در نظر داشت تا در نهایت بتوان بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی را انتخاب کرد. بحث قیمت نرم افزار مدیریت منابع انسانی نیز طبیعتاً تاثیر گذار و اساسی است، زیرا مدیران با صرف این هزینه انتظار کسب منفعت و بهره‌وری بیشتری دارند.به طور کلی عوامل موثر در انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی، عبارتند از:
- منطبق بودن با قوانین کار و استانداردهای مالیاتی: باید مطمئن شد که این نرم افزار مطابق استاندردهای مالیاتی است و مشکلی به وجود نمی‌آورد.
- سفارشی سازی: یکی دیگر از عواملی که در انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی تاثیر دارد، انعطاف‌پذیری سیستم است. مدیران متخصص به دنبال ابزاری هستند، که بتوانند فرایندهای کاری خود را به سادگی طراحی کنند، تنظیمات سفارشی خود را داشته و تغییرات مدنظرشان را اعمال کنند. این امر به خصوص برای ساز و کارهای ارزیابی و شیوه‌های استخدام مهم است.
- استفاده آسان، لذت‌بخش و بدون مشکل: استفاده از برنامه باید آنقدر راحت و بدون پیچیدگی باشد، که فرآیند آموزش نرم افزار منابع انسانی در یک تا چند ساعته بتواند برای کاربران مفید و کارساز باشد.
- قیمت مناسب: هر چقدر هزینه کنید، مسلماً محصول و خدمات بهتری دریافت می‌کنید. اما به هر حال نمی‌توان به بهانه خدمات فوق‌العاده، ریسک پرداخت هزینه بسیار بالا را کرد.
- پشتیبانی قابل اعتماد: وجود پشتیبانی کاربردی، پاسخگو و با حوصله، یکی دیگر از ویژگی‌های اصلی نرم افزار مدیریت منابع انسانی است، زیرا بخشی از هزینه‌های پرداختی به پشتیبانی فنی اختصاص داده می‌شود.
- ادغام ماژول مدیریت منابع انسانی با دیگر ماژول‌های مدیریتی: یک نرم افزار جامع منابع انسانی به شما این امکان را می‌دهد، که در کنار ماژول مدیریت منابع انسانی، ماژول‌های حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و مدیریت ارتباط با مشتریان را داشته باشید تا از هر ابزار مدیریتی دیگری بی نیاز باشید.
نحوه افزایش بهره وری سازمان از طریق سیستم HRM
- شرکت‌هایی که از سیستم hrm استفاده می‌کنند، می‌توانند کارایی واحد منابع انسانی خود را افزایش دهند. نرم افزار مدیریت منابع انسانی، بیشتر کارهای روزمره تکراری مثل حضور و غیاب و مرخصی را به صورت خودکار انجام داده و کاغذ بازی را حذف می‌کند. این کار باعث می‌شود تا منابع انسانی داده‌های صحیح و به دور از خطای انسانی را دریافت کنند، که خود موجب افزایش بهره‌وری می‌شود.از طرفی اغلب مدیران با چالش‌‌هایی از قبیل جبران خسارت، عدم انگیزه و تلاش برای نگهداری کارکنان مواجه هستند، که خود می‌تواند در طولانی مدت بحران بزرگی برای سازمان به وجود بیاورد. در صورتی که با به کارگیری نرم افزار مدیریت نیروی انسانی می‌توان از بروز این مشکلات که مانع بهره‌وری خواهند بود، جلوگیری کرد.
استراتژی‌های بهبود نرم افزار منابع انسانی
- استراتژی‌های بهبود نرم افزار منابع انسانی، مرحله استخدام را مورد توجه قرار می‌دهند و از این طریق به مدیران کمک می‌کنند تا عملکرد بهتری در جذب و پرورش پرسنل داشته باشند. این استراتژی‌ها معمولاً در آژانس‌های کاریابی و استخدام بسیار به کار رفته و همراه با موارد زیر مورد استفاده قرار می‌گیرند:
- کیت‌های مدیریت یادگیری
- ابزارهای ردیابی و استخدام فرد
- روش‌های نگهداری کارکنان
انتظارات مدیران از نرم افزار مدیریت منابع انسانی چیست؟
- نرم‌افزارهای مختلفی در زمینه مدیریت منابع انسانی طراحی و تولید شده‌اند، که اکثر این محصولات اهداف مدیریتی مشخص و ثابتی دارند. به طور کلی انتظارات مدیران از نرم افزار مدیریت منابع انسانی شامل موارد زیر است:
- وجود یک ماژول استخدام برای تهیه و توزیع آگهی‌های استخدام
- یک مرکز اختصاصی برای انتخاب و ارزیابی متقاضیان
- مکانیزم تعیین و برنامه‌ریزی آسان برای نمایش کلی از پرسنل
- مجموعه‌ای از ابزارهای نظارت و ارزیابی مناسب برای تیم‌ها و کنترل از راه دور پرسنل
لازم به ذکر می باشد که در بیشتر مواقع، سیستم‌های منابع انسانی دارای نقش‌ها و مجوزهای سفارشی هستند، که بهتر است User Friendly یا کاربر پسند باشند و به گونه‌ای طراحی شوند، که کار با آن برای تمام افراد آسان باشد و به یادگیری تخصصی نیاز چندانی نباشد.